Wat zijn Incoterms? Internationale handelsvoorwaarden, uitgelegd

Incoterms (International Commercial Terms, internationale handelsvoorwaarden) zijn een set standaard handelsregels van de Internationale Kamer van Koophandel (ICC). Ze bepalen wie, tussen koper en verkoper, betaalt en het risico draagt over goederen in elke fase van een internationale zending.

Elke Incoterm is een code van drie letters die de verdeling van verplichtingen op een zending vastlegt. EXW (Ex Works, af fabriek) legt bijna alles bij de koper; DDP (Delivered Duty Paid, geleverd rechten betaald) legt bijna alles bij de verkoper. Daartussen staan termen als FOB (Free On Board) en CIF (Cost, Insurance and Freight), die elk de grens op een ander punt van de reis trekken. De huidige editie is Incoterms 2020, ongeveer elke tien jaar herzien.

Wat ze regelen is precies: het punt waarop het risico van verkoper naar koper overgaat, wie het transport regelt en betaalt, wie de export- en importinklaring afhandelt, en wie de verzekering afsluit. Wat ze bewust weglaten telt net zo zwaar. Incoterms dragen de eigendom van de goederen niet over, stellen de prijs niet vast en bepalen de betalingsvoorwaarden niet. Die horen in het verkoopcontract zelf.

Ze staan op offertes, facturen en douanepapieren over de hele wereld. Een importeur in Nederland of België die "FCA Shenzhen" koopt, weet precies waar zijn verantwoordelijkheid begint, wat de vrachtkosten, de verzekering en de daaropvolgende douaneaangifte bepaalt.

Waarom dit telt voor maatwerksoftware

Een Incoterm stuurt in stilte een hele keten aan gegevens verderop: het EDI-douanebericht, de berekening van de vrachtkosten, de verzekeringsmarkering, het punt waarop de aansprakelijkheid verschuift. Software die het als een vrij tekstveld behandelt, nodigt uit tot fouten op elke order. Wij modelleren Incoterms als gestructureerde data in onze logistieke software, zodat de juiste kosten, documenten en risicoregels automatisch volgen uit de term op de deal.